Paragraaf 5 - Bedrijfsvoering

Een professionele en goed ingerichte bedrijfsvoering vormt de basis voor het realiseren van de ambities en doelstellingen uit de begroting. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt, conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV), inzicht gegeven in de wijze waarop de gemeentelijke organisatie dit ondersteunt.

Bedrijfsvoering omvat alle processen, middelen en randvoorwaarden die nodig zijn om het gemeentelijk beleid uit te voeren en de organisatie op een beheerste manier te laten functioneren. Daarbij gaat het niet alleen om een doelmatige en doeltreffende uitvoering, maar ook om het waarborgen van kwaliteit, continuïteit en het handelen binnen de geldende wet- en regelgeving.

In deze paragraaf beschrijven we de belangrijkste ontwikkelingen en thema’s die in 2027 van invloed zijn op onze bedrijfsvoering. Daarbij kijken we zowel naar de opgaven voor het komende jaar als naar ontwikkelingen die op langere termijn richting geven aan de inrichting en verdere ontwikkeling van onze organisatie.

De ambtelijke organisatie ontwikkelt zich in 2027 verder en krijgt steeds meer de beoogde vorm. Daarbij blijven we kijken naar een passende inrichting van de organisatie, de benodigde capaciteit en een effectieve inzet van mensen en middelen.

In dat kader is de organisatiestructuur aangepast. Het aantal domeinen is teruggebracht van vier naar drie. De taken van het voormalige domein Openbare Orde en Veiligheid (OOV) en Dienstverlening zijn ondergebracht bij de domeinen Bestuursadvisering en -ondersteuning en Ruimte. Hiermee brengen we taken en verantwoordelijkheden logischer bij elkaar en versterken we de samenhang binnen de organisatie. Ook is de benodigde formatie opnieuw bezien, passend bij onze taken en gemeentelijke opgaven.

Slim Samenwerken blijft een belangrijk uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. Opgaven vragen steeds vaker om samenwerking over de grenzen van teams en vakgebieden heen. We werken daarom verder aan een organisatie waarin medewerkers elkaar gemakkelijk weten te vinden, eigenaarschap nemen en vanuit de gezamenlijke opgave handelen. De kernwaarden nabijheid, eigenaarschap, opgavegericht werken en betrouwbaarheid geven hier richting aan.

Ook aantrekkelijk werkgeverschap blijft belangrijk. We willen medewerkers aan onze organisatie binden en ruimte bieden voor professionele ontwikkeling. Daarmee versterken we zowel onze positie op de arbeidsmarkt als de kwaliteit en continuïteit van onze organisatie.

De bedrijfsvoeringstaken blijven, met uitzondering van gemeentelijke communicatie en financieel advies, ondergebracht bij De BedrijfsvoeringsPartner. Goede samenwerking en heldere afspraken blijven daarbij van belang voor een effectieve ondersteuning van de gemeentelijke organisatie.

Het begrote aantal medewerkers in dienst van de gemeente bedraagt per 1 januari 2027 174,41 FTE, waarvan 18,33 FTE als vacatureruimte.

De loonkostenbegroting is gebaseerd op het aantal formatieplaatsen en de bijbehorende werkgeverslasten. Voor overige personeelskosten, zoals vergoedingen voor woon-werkverkeer, dienstreizen en thuiswerken, gratificaties en de reservering voor spaarverlof, hanteren we vaste bedragen per fte. Voor opleidingskosten is 1% van de totale loonsom opgenomen.

Naast personeelskosten zijn middelen nodig om medewerkers en teams in staat te stellen hun werkzaamheden goed uit te voeren. Het gaat hierbij onder meer om abonnementen, licenties, materialen, dienstkleding en verzekeringen. Ook deze kosten zijn in de begroting opgenomen.

Hieronder is een overzicht opgenomen van de totale personeelskosten van Albrandswaard in 2027.

Ook in 2027 blijft de situatie op de arbeidsmarkt een belangrijk aandachtspunt. Voor verschillende functies is het lastig om geschikte medewerkers te vinden en te behouden. Dit kan van invloed zijn op de beschikbare capaciteit en daarmee op de uitvoering van onze ambities en plannen. Waar nodig maken we gebruik van externe inhuur, waarbij rekening moet worden gehouden met hogere kosten. De beschikbare personele capaciteit speelt daarom ook een rol bij het stellen van prioriteiten in projecten en investeringen.

De beschikbare werkplekken en vergaderruimtes in het gemeentehuis zijn niet voldoende om de organisatie volledig te huisvesten. Daarom richten we in 2027 aanvullende werkplekken in op een extra locatie in De Brinkhoeve. Hiermee vergroten we de beschikbare capaciteit en zorgen we voor passende huisvesting van onze medewerkers.

De gemeentewerf is momenteel gevestigd aan de Binnenbaan in Rhoon. Deze locatie wordt gehuurd totdat NV BAR-Afvalbeheer verhuist. Na het vertrek van NV BAR-Afvalbeheer is het voornemen om de gemeentewerf te verplaatsen naar de Nijverheidsweg.

Het college van burgemeester en wethouders legt in de jaarrekening verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Hiermee geeft het college inzicht in de mate waarin de financiële beheershandelingen van de gemeente zijn uitgevoerd binnen de kaders van wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde financiële kaders.

De rechtmatigheidsverantwoording richt zich in het bijzonder op drie criteria: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik.

Bij het voorwaardencriterium beoordelen we of financiële handelingen plaatsvinden in overeenstemming met de voorwaarden uit relevante wet- en regelgeving en onze eigen verordeningen en besluiten. Het gaat daarbij onder meer om voorwaarden ten aanzien van bevoegdheden, doelgroepen, termijnen, normbedragen en benodigde bewijsstukken. De gemeenteraad stelt hiervoor jaarlijks het normenkader rechtmatigheid vast. Dit normenkader vormt een belangrijke basis voor de interne controle.

Het begrotingscriterium ziet op het budgetrecht van de gemeenteraad. Uitgaven en investeringen moeten plaatsvinden binnen de door de raad geautoriseerde begroting en investeringskredieten. Gedurende het jaar volgen we daarom niet alleen de financiële ontwikkeling, maar beoordelen we ook of afwijkingen tijdig aan de raad worden gemeld en, waar nodig, door middel van een begrotingswijziging worden geautoriseerd. Daarmee verbinden we rechtmatigheid nadrukkelijk aan onze reguliere planning- en controlcyclus.

Bij misbruik en oneigenlijk gebruik richten we ons op het voorkomen, signaleren en corrigeren van situaties waarin gemeentelijke regelingen, middelen of eigendommen niet worden gebruikt waarvoor zij zijn bedoeld. Beheersmaatregelen worden zoveel mogelijk ingebouwd in de reguliere werkprocessen. De periodieke beoordeling van risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik en frauderisico’s maakt onderdeel uit van onze interne beheersing.

Een goede rechtmatigheidsverantwoording begint voor ons bij een goede beheersing van de processen. Daarom blijven we in 2027 werken aan het verder op orde brengen en houden van de basis: actuele procesbeschrijvingen, herkenbare risico’s, duidelijke verantwoordelijkheden en aantoonbare beheersmaatregelen. De interne controle vindt zoveel mogelijk plaats binnen de reguliere processen. Via de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt onafhankelijk beoordeeld of de belangrijkste financiële processen en beheersmaatregelen in opzet en werking voldoen. Bevindingen worden besproken met de verantwoordelijke organisatieonderdelen en waar nodig vertaald naar concrete verbetermaatregelen.

De verdere ontwikkeling en digitalisering van administratieve processen benutten we om beheersmaatregelen beter in de processen te verankeren en de aantoonbaarheid daarvan te vergroten. Waar nodig zijn in de begroting middelen beschikbaar om de interne beheersing, interne controle en VIC verder te ontwikkelen.

Over geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen legt het college verantwoording af overeenkomstig de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordings- en rapportagegrenzen. Relevante afwijkingen en de getroffen of voorgenomen verbetermaatregelen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken.

Met deze werkwijze gebruiken we de rechtmatigheidsverantwoording niet alleen als verantwoordingsinstrument achteraf, maar ook als onderdeel van het continu verbeteren van onze bedrijfsvoering. Zo versterken we de grip op onze financiële processen, ondersteunen we de controlerende rol van de gemeenteraad en dragen we bij aan een zorgvuldige, transparante en rechtmatige besteding van publieke middelen.