Paragraaf 5 - Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s, volgens de geldende wetgeving.

Sinds 1 januari 2014 heeft de gemeente Albrandswaard haar ambtelijke organisatie ondergebracht in de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie (BAR). De BAR voert haar werkzaamheden uit voor de drie deelnemende gemeenten (Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk). Dit betreft tot 1 januari 2024 zowel bedrijfsvoeringstaken als beleids- en uitvoeringstaken.
Met ingang van 2024 heeft de gemeente Albrandswaard weer een eigen ambtelijke organisatie. De beleids- en uitvoeringstaken zijn dan ontvlochten van de BAR en ondergebracht in de Albrandswaardse ambtelijke organisatie. Voor een deel van de bedrijfsvoeringstaken blijft de BAR organisatie nieuwe stijl de uitvoerende organisatie voor Albrandswaard. De paragraaf Bedrijfsvoering in de begroting 2024 van de BAR organisatie nieuwe stijl gaat hier nader op in.

In deze paragraaf wordt aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's aangegeven hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Met ingang van 2024 heeft Albrandswaard weer een eigen ambtelijke organisatie. Het beleid en de dienstverlening wordt binnen de nieuw gevormde teams door Albrandswaardse medewerkers vormgegeven en uitgevoerd.

Het jaar 2024 staat vooral in het teken van bouwen en ontwikkelen van een organisatie die goed in staat is om de dienstverlening aan, en voorzieningen voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te verzorgen. Er zal tijdens het bouwen en ontwikkelen nadrukkelijk aandacht zijn voor de mens en de cultuur de we nastreven.

Met ingang van 1 januari 2024 zal onze inrichting van de bedrijfsvoering door de ontvlechting van GR BAR-organisatie veranderen. Wat aan bedrijfsvoering en dienstverlening overblijft in de BAR organisatie nieuwe stijl zijn:

-    Financiële administratie;
-    Administratie sociale zaken;
-    Financieel advies/specialisten;
-    Juridische zaken en inkoop;
-    HRM en salarisadministratie;
-    ICT, Automatisering en Informatiebeheer;
-    Facilitaire zaken, en
-    Concerncontrol.

De BAR-organisatie nieuwe stijl is een organisatie met twee hoofddoelen: het ontzorgen van ‘onze’ drie gemeenten, nu en in de toekomst op het gebied van de gehele keten van bedrijfsvoering en een fijne en goede werkgever zijn voor haar medewerkers. Een werkgever met een eigen ‘gezicht’ en eigen identiteit. Een organisatie die er mag zijn. Er gaat maatwerk geleverd worden en tevens efficiënt en kostenbewust gewerkt worden. In oktober 2023 zal er voor deze nieuwe organisatie ook een nieuwe naam gekozen worden.

Daarnaast hebben Albrandswaard en Ridderkerk een dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten over de uitvoering van een aantal taken voor Albrandswaard, te weten:

-    Beheer Openbare Ruimte;
-    Uitvoering Sociaal Domein, en
-    Verkeer, Duurzaamheid en VTH.

Hiervoor zijn door Ridderkerk aparte, op Albrandswaard gefocuste teams ingericht.

Omdat de plaatsing van de medewerkers nog niet afgerond is ten tijde van het opstellen van de begroting is begroten op basis van de inschaling is niet mogelijk. Voor de loonkostenbegroting is daarom uitgegaan van: formatie x werkgeverslasten, maximum schaal x 98,5%. Hiermee is aansluiting gezocht bij ervaringscijfers van de BAR. In de toekomst zullen de loonkosten worden begroot op basis van de werkelijke lasten.

Ten aanzien van de overige personeelslasten, zoals bijvoorbeeld de kosten voor vergoeding van woon-werk verkeer, dienstreizen, thuiswerkvergoeding, gratificaties en reservering spaarverlof, is dit geraamd op basis van de historische ramingen. Hierbij zijn vaste bedragen per fte begroot. De opleidingskosten zijn begroot op 1% van de loonsom. Voor de uitvoering van hun taken hebben de teams ondersteunende middelen nodig zoals abonnementen, licenties, materialen, dienstkleding, verzekeringen en aanverwante zaken. Dit is ook als post opgenomen in deze begroting.

Hieronder volgt een overzicht van de totale personeelskosten van Albrandswaard in 2024.

Kosten eigen organisatie Albrandswaard	€ 7.261.200
Kosten BAR nieuwe stijl (Bedrijfsvoering)	€ 6.962.100
Kosten SWO met Ridderkerk	€ 6.214.120
Totaal	€ 20.437.420

 

Vanwege de spanningen op de arbeidsmarkt staan de bestuurlijke ambities onder druk. Op dit moment is er veel vraag naar mensen en er is slechts een beperkt aanbod. Hierdoor is het steeds moeilijker om de juiste mensen te vinden voor de realisatie van onze ambities en plannen. Naast het geld is de beperkte beschikbare capaciteit een factor die moet worden meegenomen in de prioritering van projecten en investeringen.

Het hebben van een eigen organisatie heeft ook gevolgen voor de huisvesting. Het grootste gedeelte van onze eigen medewerkers worden gehuisvest in ons gemeentehuis. De buitendienst was tot en met 2023 centraal gehuisvest op de gemeentewerf in Barendrecht, waar al het gezamenlijke materiaal en materieel zich bevindt, maar verhuisd nu terug naar onze eigen gemeentewerf aan de Nijverheidsweg. Hierdoor zal de NV BAR-Afvalbeheer, die deze locatie van ons huurde tot 1-1-2024, dienen te verhuizen naar een locatie elders. 

Op 31 mei 2022 is het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen. Een onderdeel van dit wetsvoorstel is de rechtmatigheidsverantwoording. Met de ingang van het controlejaar 2023 komt de verstrekking van de rechtmatigheidsverklaring over de jaarrekening bij het college te liggen.
De accountant controleert de afgegeven verklaring dan nog wel op de getrouwheid. Op basis van de nieuwe regels zijn in de jaarstukken 2020, 2021 en 2022 bij wijze van proef al rechtmatigheidsverantwoordingen opgesteld. De ervaringen uit 2023 en de proefjaren gebruiken we om de rechtmatigheidsverantwoording en de controle op de interne processen te verbeteren. Dit in nauw overleg en samenwerking met de accountant en Concern control van de BAR. De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid wordt geregeld in Financiële verordening en het normenkader.

In deze paragraaf wordt bij de jaarstukken, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV, aanvullende informatie gegeven over:

•    De individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording, mits deze de rapportagegrens overschrijden;
•    Welke acties wij ondernemen om afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen, en
•    Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van het beleid ten aan zien van Misbruik en Oneigenlijk gebruik, de bepalingen in de Gids Proportionaliteit en de wet Fido en        bijbehorende regelingen (bijvoorbeeld toelichting opnemen over fraude/integriteitszaken door eigen medewerkers).